Documentación necesaria para tramitar un CAE: guía completa

La documentación es clave para el éxito de tu CAE

El principal motivo de rechazo o retraso en la tramitación de un Certificado de Ahorro Energético (CAE) es la documentación incompleta o incorrecta. Esta guía detalla todos los documentos que necesitas para que tu solicitud se apruebe sin problemas. Si trabajas con un intermediario profesional como nosotros, nos encargamos de preparar y revisar toda esta documentación por ti.

1. Convenio CAE: el documento central

El Convenio CAE es el documento principal de la solicitud. Su contenido mínimo lo fija el artículo 11.2 de la Orden TED/815/2023, y el contrato de cesión con el propietario tiene que recoger lo mismo:

1. Identificación de las partes: NIF y razón social o nombre.
2. Título descriptivo de la actuación.
3. Localización: coordenadas UTM y referencia catastral (en el coche eléctrico, el domicilio del propietario).
4. Ahorro anual de energía final en kWh, sin decimales, indicando si es real o estimado.
5. Contraprestación al propietario del ahorro (en la práctica, un precio en €/kWh).
6. Vida útil de la actuación y compromiso de mantener la medida activa durante ese tiempo.
7. Exclusividad: declaración del propietario de que no firmará otro convenio por la misma actuación.

Con carácter general, los documentos se firman con firma electrónica cualificada. La persona física que no está dada de alta como autónoma y firma en su nombre puede firmar el contrato de cesión con cualquier medio válido en derecho. En las comunidades de propietarios, desde el 15 de diciembre de 2024, el presidente tiene que firmar con certificado digital.

2. Contrato de cesión de ahorros

Cuando el propietario del ahorro no tramita directamente con un sujeto obligado, se necesitan contratos de cesión que establezcan la cadena de trazabilidad:

Contrato propietario → intermediario

Este contrato privado debe incluir:

• Identificación completa de ambas partes (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio).
• Descripción de la actuación y ubicación.
• Ahorro estimado que se cede (en kWh).
• Precio acordado y condiciones de pago.
• Obligaciones de cada parte (aportación documental, plazos).
• Declaración de que el propietario es el titular del ahorro y no lo ha cedido previamente a nadie.
• Cláusula de trazabilidad que permita seguir la cadena de cesión.

Contrato intermediario → sujeto delegado

Similar al anterior, cede los ahorros del intermediario al sujeto delegado que tramitará el CAE ante la Comunidad Autónoma.

Importante: desde diciembre de 2024, solo puede haber un intermediario entre el propietario original y el sujeto obligado/delegado. No se permiten cadenas de múltiples intermediarios.

3. Documentación técnica de la actuación

La documentación técnica varía según el tipo de actuación. Sin embargo, hay elementos comunes a todas:

Para actuaciones estandarizadas

• Datos de entrada requeridos por la ficha del catálogo MITECO correspondiente.
• Cálculo de ahorro aplicando la fórmula de la ficha.
• Factura de compra e instalación del equipo o material.
• Ficha técnica del equipo nuevo, solo si la ficha la pide: normalmente la sacamos nosotros con la marca y el modelo de la factura.
• Certificado o boletín de instalación emitido por instalador autorizado (cuando proceda).
• Fotografías de antes y después de la actuación.

Para actuaciones singulares

Además de lo anterior, las actuaciones singulares requieren:

• Memoria técnica con descripción detallada de la actuación.
• Metodología de cálculo del ahorro debidamente justificada (puede basarse en normas UNE, protocolos IPMVP, simulaciones energéticas, etc.).
• Auditoría energética o estudio energético cuando el ahorro supere determinados umbrales.
• Dictamen de un verificador acreditado por ENAC, como en todas las actuaciones (lo encarga la empresa que solicita el CAE).

4. Evidencias de fechas

Las fechas son un elemento crítico de la solicitud:

• Fecha de inicio: tiene que ser el 26 de enero de 2023 o posterior (entrada en vigor del RD 36/2023, art. 11.5). Se acredita con la fecha del contrato de obra, pedido de equipos o inicio de instalación.
• Fecha de finalización: se acredita con el certificado de instalación, el acta de recepción o la puesta en marcha.
• Vida útil: según lo establecido en la ficha de actuación correspondiente.

Un CAE caduca a los 3 años de la finalización de la actuación (o el 1 de enero de 2031, si esa fecha llega antes). Después ya no se puede vender ni liquidar, así que conviene tramitarlo con margen.

5. Firma electrónica

Con carácter general, los Convenios CAE se firman con firma electrónica cualificada. En la práctica:

• Personas físicas que firman en su nombre y no son autónomas: cualquier medio válido en derecho, también la firma de tu área privada. Los autónomos, con certificado cualificado (DNIe, FNMT u otro prestador cualificado).
• Personas jurídicas: certificado de representante de persona jurídica.
• Comunidades de propietarios: firma del presidente con certificado cualificado (con el acta de su nombramiento si usa su certificado personal), o del administrador con mandato expreso de la junta.

6. Declaración de ayudas públicas

En todas las solicitudes debe incluirse una declaración sobre las ayudas públicas recibidas para la misma actuación:

• Tipo de ayuda (MOVES, Next Generation, ayuda autonómica, etc.).
• Importe recibido.
• Organismo concedente.
• La suma de ayudas + CAE no debe superar el coste total de la actuación.

Checklist resumen

¿Necesitas ayuda con la documentación? Nosotros nos encargamos de preparar y revisar todo el expediente. Empieza simulando tu ahorro y te guiamos en cada paso.